أعلنت إدارة المستودعات المركزية بجامعة الملك خالد عن العمل الجاري حالياً على تطوير شامل لـ "بوابة المستودعات" الرقمية، والتي تقع ضمن النظام المالي والإداري الموحد للجامعة.

ويُعد هذا المشروع خطوة محورية ضمن جهود الإدارة لتعزيز التحول الرقمي وتسهيل الإجراءات على المستفيدين. ويهدف التطوير إلى:
●    تلبية احتياجات المنسوبين والجهات: إنشاء منصة رقمية متكاملة تضمن تلبية متطلبات منسوبي وجميع جهات الجامعة من المواد والمخزون بكفاءة وفعالية عالية.
●    حوكمة العمليات: تطبيق أعلى مستويات الحوكمة الرقمية على عمليات التجهيز والصرف والاستلام، مما يضمن دقة الإجراءات وشفافيتها ويساهم في الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
وتؤكد إدارة المستودعات أن هذا المشروع يهدف إلى تحقيق انسيابية أكبر في الإجراءات اللوجستية، ويسهم في دعم توجهات الجامعة نحو التميز المؤسسي والارتقاء بجودة الخدمات المقدمة.
 

أعلنت إدارة المستودعات المركزية عن إطلاق منصة الصرف واستبدال الأجهزة، وهي منصة متخصصة في استبدال أجهزة الحاسب الآلي التالفة بما يسهم في تحسين جودة الخدمات التقنية داخل الجامعة.

وتتيح المنصة للجهات المختلفة تقديم طلبات استبدال الأجهزة التالفة عبر خدمة البلاغات على موقع الجامعة الإلكتروني، حيث يتم متابعة الطلبات ومعالجتها بشكل سريع ومنظم، بما يعزز كفاءة العمل ويضمن استمرارية الأداء المؤسسي.

حصلت اداره المشتريات والعقود على المركز الثاني في الاسبوع الثامن للأداء المؤسسي للإدارات التابعة لمكتب وكيل الجامعة للشؤون الإدارية

    فقد تم تحويل نظام إدارة الجودة من نظام ورقي إلى منصة رقمية متكاملة على الحوسبة السحابية. يتميز هذا النظام بقدرته على ربط العمليات اليومية للموظفين بشكل مباشر بالأهداف الاستراتيجية للإدارة بهدف رفع كفاءة وفاعلية الموظفين مع قياس دقيق لإمتثالهم باللوائح والأنظمة ،وقياس إنتاجية كل موظف، كما يساهم النظام في رفع الرأسمال المعلوماتي والمعرفي للإدارة ، من خلال اتمتة العمليات والبيانات، وتُمكن هذه المؤشرات المسؤولين في الإدارة من اعادة توزيع مواردها بكفاءة عالية نحو أهدافها الاستراتيجية.

     كما يدعم نظام "الامتثال والتميز" تقييم رضا العملاء، وإدارة المخاطر، وابتكار الأفكار التطويرية، ليعزز بذلك الالتزام بالمعايير العالمية ويخدم أهداف استراتيجية الجامعة.

1-مشروع تصميم نماذج التقارير المالية الموحدة
تم إنجاز المشروع بالكامل بنسبة 100%.
ERPتمت أتمتة نماذج التقارير المالية عبر البرنامج الإداري والمالي .

شملت عملية الأتمتة الإدارات التابعة وهي: إدارة المشتريات والعقود، الإدارة المالية، وإدارة المستودعات المركزية.

2. مشروع مسك السجلات المحاسبية وإعداد القوائم المالية 
تم إنجاز المشروع بالكامل بنسبة 100%.
تم التعاقد مع استشاري متخصص للمساعدة في إصدار القوائم المالية.
تم تدريب المختصين في الإدارات المعنية على آلية التعامل مع التحول المحاسبي لأساس الاستحقاق.
تم بنجاح إصدار القوائم المالية للعام المالي 2024م.
تم ترسية مشروع الخدمات المدارة للتحول المالي الرقمي وتكامل التقنية المالية بالجامعة (FINTECH SYNC)، والذي يهدف إلى أتمتة العمليات المالية الرقمية في جامعة الملك خالد.

اكد المدير العام  أن هذه الإنجازات تؤكد التزامنا الراسخ برفع كفاءة العمليات المالية والإدارية ، والتحول نحو بيئة عمل رقمية متكاملة تخدم أهداف الجامعة الاستراتيجية. و أن أتمتة التقارير المالية وإصدار القوائم المالية وفق أساس الاستحقاق يمثلان خطوة عملاقة نحو تعزيز رؤية المملكة 2030م. 

     تُعد إدارة المشتريات والعقود عنصرًا محوريًا وحاسمًا في عملية إقفال الميزانية السنوية للعام المالي 2025م.

وتُمثل هذه الإدارة نقطة الربط الأساسية بين تسجيل الالتزام بالإنفاق الفعلي للجامعة والمخصصات المالية المعتمدة من وزارة المالية .

يتمثل الدور الجوهري للإدارة في ضمان التطابق الدقيق بين المصروفات الفعلية والالتزامات التعاقدية من جهة، والاعتمادات المخصصة في الميزانية من جهة أخرى، مما يوفر الأساس الوثائقي السليم والضروري لعملية الإغلاق المحاسبي.

ولإتمام عملية الإقفال بكفاءة ودقة، تتولى إدارة المشتريات والعقود المهام التالية:

1- حصر التعميدات المفتوحة:

مراجعة شاملة لجميع أوامر الشراء الصادرة، سواء عبر السوق أو الأنظمة الإلكترونية، وتحديد موقفها المالي والإجرائي.

2- تسجيل المستحقات والالتزامات:

العمل بالتنسيق المباشر مع الإدارة المالية لتسجيل القيمة الإجمالية لجميع المطالبات المالية (سواء كانت مستخلصات شهرية، أو طلبيات سنوية، أو مستحقات مشاريع إنشائية) التي استكملت كافة المسوغات النظامية للصرف.

حيث تهدف هذه الإجراءات إلى ضبط البيانات المالية والمساهمة في إصدار القوائم المالية النهائية للسنة المالية 2025م بدقة وشفافية عاليتين.